суббота, 18 апреля 2015 г.

Совещание как инструмент


Недавний спор побудил к написанию ниже следующего документа.

Руководство проектом – это управление людьми.

Совещание – это один из инструментов этого управления.

В качестве примера можно взять молоток, никто не будет использовать топор для забивания гвоздя, если рядом есть молоток, так и совещание нужно использовать только тогда, когда использование других инструментов менее эффективно.

Но, как для всякого инструмента, для совещаний есть несколько основных правил:

- Подготовка

1) Любое совещание должно иметь четко определенную цель, эту цель может знать только ведущий, но это та ось вокруг которой будут проходить все разговоры. Это та основа, которая не позволит перерасти совещанию в обсуждение совершенно не связанных тем. Цель прорабатывает ведущий и этот же ведущий следит, чтобы совещание придерживалось цели, и пресекает уходы в стороны.

2) В соответствии с целью должен быть сформирован список задач, которые должно решить совещание. Задачи формулируются глаголами в повелительном наклонении, например, принять решение, или проанализировать или разрешить проблему, или ознакомить с новой информацией, или собрать информацию о том или ином проекте.

3) По каждой задаче должен быть определен тип обсуждения (доклад, обмен мнениями, мозговой штурм, обсуждение).

4) По каждой задаче должен быть определен состав обязательных участников.

5) В соответствии со списком задач разрабатывается регламент.

6) Список задач, состав участников и регламент оформляются в повестку совещания и рассылаются всем участникам проекта (если речь идет о проекте).

- Проведение

7) Совещание проводится одним человеком, созыв совещания делается этим же человеком. Если совещание собирал кто-то другой, то часть важных вопросов может быть упущена.

8) Четко соблюдается регламент. На совещание приходят только необходимые участники и только в назначенное время, что позволяет свести количество людей к минимуму и, тем самым, улучшает управляемость совещанием и повышает общую эффективность.

9) Присутствие необязательных участников не возбраняется, но слово они могут брать только с разрешения ведущего.

- Результат

10) По результатам совещания пишется протокол с перечислением всех принятых решений. Протокол рассылается всем участникам совещания.

Следует отметить, что это лишь основные правила, общие для всех совещаний. Но даже простое использование этого списка в качестве чек листа, позволяет улучшить эффективность совещаний.